AFD e AEJ: o guia dos arquivos oficiais do ponto eletrônico

AFD e AEJ são os dois arquivos digitais que comprovam a jornada registrada no ponto eletrônico e que a fiscalização pode exigir a qualquer momento. Apesar de quase sempre aparecerem juntos, eles têm funções diferentes: um guarda as marcações "cruas", como saíram do equipamento; o outro entrega a jornada já tratada, pronta para análise. Entender essa distinção evita autuações e muito retrabalho na hora de responder a um Auditor-Fiscal do Trabalho.

Neste guia explicamos o que é cada arquivo, por que o AEJ substituiu o AFDT e o ACJEF, como funciona o leiaute do Anexo V, o papel da assinatura CAdES/ICP-Brasil e quando e como gerar os arquivos. As regras seguem a Portaria MTP 671/2021. Para situações específicas do seu negócio, confirme sempre com o seu contador ou advogado trabalhista.

O que é o AFD (Arquivo Fonte de Dados)

O AFD é o arquivo que contém os registros "originais" do controle de ponto, exatamente como foram gravados pelo sistema. Ele é a memória bruta da jornada: nada nele é interpretado ou calculado, apenas registrado em sequência e de forma imutável.

Cada evento recebe um NSR (Número Sequencial de Registro), o que permite verificar se algum registro foi apagado ou inserido fora de ordem. O leiaute do AFD é definido pelo Anexo V da Portaria 671, em formato de texto com campos de posição fixa.

• Marcações de entrada e saída de cada trabalhador, com data, hora e identificação;
• Registros de controle do equipamento (ajustes de relógio, inclusão de empregado, etc.);
• Identificação do empregador (CNPJ/CPF) e do REP utilizado;
• NSR encadeado, que dá rastreabilidade e evidência de integridade.

O que é o AEJ e por que substituiu o AFDT e o ACJEF

O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é a versão tratada dos dados: além das marcações, ele traz informações contratuais e a jornada organizada por trabalhador e por dia, no formato que a fiscalização usa para conferir a jornada efetiva.

Na Portaria 671/2021, o AEJ passou a concentrar em um único arquivo o que antes estava dividido em dois: o AFDT (Arquivo de Fonte de Dados Tratado) e o ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais). Ou seja, AFDT e ACJEF deixaram de existir como arquivos separados e foram unificados no AEJ. Por isso é comum encontrar referências antigas a esses nomes: hoje, o que você precisa gerar é o AEJ.

AFD e AEJ: qual é a diferença na prática

A forma mais simples de lembrar a diferença entre AFD e AEJ é pensar em "antes e depois do tratamento". O AFD é o dado bruto; o AEJ é o dado interpretado, já cruzado com a jornada contratual do trabalhador.

• AFD: marcações originais, imutáveis, no formato do Anexo V. Serve para provar que os registros não foram adulterados.
• AEJ: jornada tratada, com horários contratuais, entradas/saídas e a base para conferência de horas. Serve para a análise da jornada em si.
• Ambos convivem: o AFD é a fonte da verdade; o AEJ é a leitura organizada dessa fonte. A fiscalização costuma pedir os dois para cruzar informações.

Leiaute e Anexo V: como os arquivos são estruturados

Tanto o AFD quanto o AEJ seguem leiautes técnicos definidos na Portaria 671 — o do AFD é o do Anexo V. São arquivos de texto (não são planilhas nem PDFs), organizados em registros com campos de tamanho fixo e tipos padronizados.

Cada linha representa um tipo de registro (cabeçalho, marcação, evento de controle, trailer, etc.), e a ordem e o preenchimento precisam respeitar o leiaute à risca. Um único campo fora do padrão pode invalidar a leitura pelo sistema do Auditor-Fiscal. Por isso a geração desses arquivos deve ser feita por um sistema que implemente o leiaute corretamente — não é algo para montar manualmente.

Assinatura CAdES/ICP-Brasil: o que dá validade ao arquivo

Gerar o arquivo não basta: ele precisa ter integridade comprovável. A assinatura legal dos arquivos de ponto é feita no padrão CAdES, com certificado digital ICP-Brasil. Essa assinatura garante duas coisas: que o arquivo não foi alterado depois de gerado e quem o assinou.

Em sistemas do tipo REP-P (programa) e REP-A (alternativo), é comum reforçar essa integridade com encadeamento de hash — por exemplo, SHA-256 encadeado entre os registros —, de modo que qualquer alteração em um registro anterior quebre a cadeia. A assinatura CAdES/ICP-Brasil e o hash encadeado são camadas complementares: uma dá autoria e validade jurídica; a outra torna a adulteração detectável.

Quando a fiscalização pede AFD e AEJ

A obrigatoriedade de manter registro de jornada vem do art. 74, §2º, da CLT, que se aplica a estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores (abaixo disso não é obrigatório, embora seja permitido). Quando há registro eletrônico, os arquivos AFD e AEJ precisam estar disponíveis. Eles costumam ser solicitados nas seguintes situações:

• Em fiscalização do trabalho, quando o Auditor-Fiscal requisita os arquivos para conferir a jornada;
• Em ação trabalhista, como prova documental da jornada cumprida;
• A pedido do próprio empregado, que tem direito de obter os registros da sua jornada (o AFD);
• Em auditorias internas e no fechamento contábil/trabalhista da empresa.
• Lembrando que o tipo REP-A, em geral, exige previsão em acordo ou convenção coletiva de trabalho.

Como gerar AFD e AEJ corretamente

Na prática, você não digita esses arquivos: um sistema de ponto homologado os exporta a partir das marcações. O ponto de atenção é garantir que o sistema gere no leiaute correto, com a assinatura adequada e cobrindo o período solicitado.

• Escolha um sistema que gere AFD (Anexo V) e AEJ nos leiautes da Portaria 671;
• Confira se os arquivos saem assinados em CAdES/ICP-Brasil e, idealmente, com integridade reforçada por hash;
• Verifique o período: a fiscalização normalmente pede uma faixa de datas específica;
• Valide os arquivos gerados em um validador antes de entregar, para não descobrir um erro de leiaute na frente do auditor;
• Guarde os registros pelo prazo exigido — a retenção costuma seguir 5 anos, mas confirme com seu contador o prazo aplicável ao seu caso.